Was ist eine Prozessstandardisierung?
Im Rahmen Ihrer digitalen Transformation gibt es ein Thema, welches Sie nicht unterschätzen sollten, da es eine wichtige Voraussetzung für spätere Transformationstätigkeiten in Ihrem Unternehmen ist. Es geht um die Prozessstandardisierung.
Vielleicht kennen Sie es: Unübersichtlicher Datenaustausch via E-Mail mit mehreren Partnern, die DSGVO-konforme Verarbeitung geteilter Informationen. Sensible Daten, die besonders vor unbefugten Zugriffen geschützt werden müssen und gleichzeitig die einfache (aber zum Teil unsichere) Nutzung von SaaS Plattformen, wie Microsoft Office 365. Deshalb sind Lösungen wie Glu:on besonders wichtig für die erfolgreiche digitale Transformation Ihres Unternehmens, aber starten wir von vorn: Was versteht man eigentlich unter einer Prozessstandardisierung?
Das Gabler Wirtschaftslexikon sagt auf die Frage „Was ist Standardisierung?“ als Definition: „Vereinheitlichung nach bestimmten Mustern“. Auf Prozesse bezogen bedeutet dies, dass innerbetriebliche und geteilte Prozesse einem bestimmten Muster folgen, sodass diese nahtlos und schnell stattfinden können. Eine solche Standardisierung ist der erste Schritt für effiziente, nachhaltige Prozesse und bildet die Grundlage zur Automatisierung, welche die vorteilhafte Implementierung neuer technologischer Lösungen ermöglicht. In einem Interview mit Patrick Reiß (Vice President Global Spend Governance bei DB Schenker) zum Thema digitale Transformation und Prozessstandardisierung sagt dieser zur Standardisierung folgendes:
Am Anfang tut Standardisierung immer weh. Es ist aber der Schlüssel für Automatisierung, durch die wir signifikante Effizienzen heben.
Die Voraussetzungen
Prozessstandardisierung ist ein großes strukturelles Projekt und betrifft verschiedenste Prozesse. Um eine solche Standardisierung voranzutreiben, müssen Sie in einem ersten Schritt alle wiederkehrenden Prozesse definieren und analysieren, und dabei Optimierungsbedarfe feststellen. Im Beispiel einer Bestellung und einer Bestellbestätigung werden immer die gleichen Informationen benötigt. Arbeiten Sie mit mehreren Zulieferern und Partnern, können Bestellungen mehrere Seiten umfassen, bei Feedbackrunden gehen Informationen verloren und in der Prüfung werden fehlerhafte Informationen übersehen. Wobei deutlich wird wie unübersichtlich und aufwendig ein solcher Prozess sein kann.
Betrifft die Standardisierung mehrere Abteilungen in einem Unternehmen oder externe Partner, ist es wichtig einen IT-Standard festzulegen oder Lösungen zu wählen, die mit verschiedenen Systemen interagieren. Damit Hand in Hand geht die Entscheidung, die Komplexität und Vielfalt der IT-Applikationen innerhalb des Unternehmens zu reduzieren. Sollte diese Komplexität nicht zumindest zu Teilen vereinfacht werden, können neue Medienbrüche / Schnittstellen entstehen, an denen Daten verloren gehen und in denen organisatorischer Mehraufwand für alle Mitarbeiter:innen entstehen.
Patrick Reiß sagt dazu:
Grundsätzlich setzen wir auf integrierte End-to-End-Lösungen. „Best-of-Breed“ nutzen wir dann, wenn wir darin echte Wettbewerbsvorteile sehen. Wichtig ist, dass auch solche Lösungen in unsere Systemlandschaft integriert werden, um Automatisierungspotentiale zu heben und Datentransparenz zu schaffen.
Die Bedenken
Für alle Unternehmungen und auch bei der Prozessstandardisierung heißt das: Abwägen! Nicht jede Silo-Lösung ist im Grunde schlecht. Achten Sie auf Integrität und erkennen Sie Potenziale.
Auch die Bedenken von Mitarbeiter:innen, dass sie durch eine Prozessstandardisierung oder Automation verschiedener Prozesse ihre Aufgabenbereiche an die Digitalisierung abgeben müssen, sind berechtigt. Nehmen Sie die Sorgen ernst und kommunizieren Sie Ihre Absichten klar. Eine Automation betrifft meistens Prozesse, die der Fließbandarbeit ähnlich sind. Sie erinnern sich sicherlich an Henry Ford, der die Tätigkeiten seiner Mitarbeiter:innen so aufgeteilt hatte, dass die Fertigung am Fließband möglich war. Ein Prozess, der zunächst zeitaufwendig und unstrukturiert war, wurde zu einem strukturierten und effizienten Prozess, was jedoch auch Nachteile mit sich brachte. Mitarbeiter:innen wurden unterfordert, die Konzentration durch die Monotonie beeinträchtigt. Dadurch wurde gleichzeitig die Unzufriedenheit gefördert und die Motivation der Mitarbeiter:innen benachteiligt. Heutzutage werden solche Tätigkeiten auch als Bullshit-Jobs bezeichnet – hoher manueller Aufwand, monoton und fehleranfällig. Diese Prozesse benötigen keinen Menschen, der wichtige Entscheidungen durch Wissen und Erfahrung fällt und somit risikoreiche Herausforderungen löst.
Patrick Reiß von DB Schenker kennt diese Bedenken gegenüber der Digitalisierung und sagt im Interview:
Zur digitalen Transformation gehören die Kolleg:innnen. Digitalisierung ist für die Menschen da und nicht umgekehrt. Trotzdem müssen wir die Mitarbeiter:innen mit den richtigen Skills ausstatten, um digitale Lösungen effizient nutzen zu können.
Vorteile, die Sie durch eine Prozessstandardisierung beobachten können
Ja,
- eine Prozessstandardisierung ist ein großer Eingriff in die Unternehmensstruktur,
- so eine Umstrukturierung passiert nicht von heute auf morgen,
- beschäftigt man sich nur mit einzelnen Teilen und nicht mit einer ganzheitlichen Strukturierung, können ebenso Nachteile, wie Mehraufwand durch Medienbrüche, entstehen.
Aber kommen wir zu den Vorteilen, die Sie durch eine Prozessstandardisierung erfahren können. Haben Sie es geschafft, erwarten Sie wettbewerbs-kritische Vorteile, mit denen Sie in der Zukunft resilient bleiben und sich als Vorreiter Ihrer Branche positionieren können:
- Entschlackte Prozesse ohne Extraschleifen oder auch Best Practice Prozesse
- Einheitliche Prozesssprache und einheitliches Prozessverständnis
- Reduzierte Prozesskosten und Durchlaufzeiten
- Erhöhte Prozess- / Datentransparenz
- Gesenkter Koordinations- und Organisationsaufwand
- Verbesserung des Verständnisses für interne Prozessabläufe, kürzere Onboarding Zeiten für neue Mitarbeiter:innen
- Höhere Flexibilisierung für knappe Ressourcen
- Erhöhte Effizienz des internen und externen Leistungsverbundes
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Weitere interessante Links zum Thema:
Standardisierung von Prozessen
https://vsis-www.informatik.uni-hamburg.de/oldServer/teaching/ws-11.12/tawf/folien/vl_04_standardisierung.pdf
