Vom Produkt zum Mehrwert: wie mit einer DMS-Einführung mehr Selbstwirksamkeit erreicht wurde

Im Energiemarkt agiert unser Kunde gleichzeitig als Bauherr und Projektleiter zahlreicher Großprojekte, die von vernetzter Planung bis hin zu hohem technischem Aufwand reichen. Die bestehenden Strukturen sind von einer Matrixorganisation geprägt, in der Kommunikation über mehrere Abteilungen und externe Dienstleister hinweg einen hohen Aufwand bedeutet. Prozesse befinden sich noch im Aufbau‑ und Standardisierungsstadium: Richtlinien werden gerade erst formuliert, einheitliche Vorgehensweisen fehlen. Eine kürzlich erfolge SharePoint‑Migration brachte die technische Plattform, jedoch nicht die begleitenden Prozessdefinitionen, sodass die neuen Dokumentenablagen kaum genutzt werden. Das zu implementierende DMS ist extern gesourct, muss von einem externen Dienstleister verwaltet werden, und die vertraglichen Rahmenbedingungen ohne Service‑Level‑Agreements (SLAs) erschweren eine planbare Weiterentwicklung. Vor diesem Hintergrund stellte sich die zentrale Frage: Wie lässt sich ein DMS für das Unternehmen wertbringend einführen?

Eine erste Gap-Analyse

Der Kern des Problems liegt in der Diskrepanz zwischen Technik und Prozess. Ein leistungsfähiges DMS steht bereit, bleibt jedoch ungenutzt, weil die Nutzer keine klaren Abläufe kennen und die Berechtigungsstruktur nicht ausreichend auf die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern abgestimmt ist. Ohne standardisierte Kommunikationswege und definierte User‑Stories für Dienstleisteraufgaben entstehen Missverständnisse, Verzögerungen und unkontrollierte Dokumentenversionen. Die fehlenden SLAs im Dienstleistervertrag erhöht das Risiko, dass notwendige Anpassungen nur schwer planbar sind und Änderungswünsche lange unbearbeitet bleiben. Historisch gewachsene SharePoint‑ und Austauschplattformen verschärfen das Problem, weil sie nicht mehr den heutigen Anforderungen an Transparenz, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit entsprechen.

Vom “was” zum “wie”

Der Ansatz kombiniert eine technische Einführung des DMS mit einer gezielten Prozessoptimierung. Zunächst werden die Lessons Learned aus bereits abgeschlossenen Großprojekten systematisch ausgewertet und in ein neues Prozess‑Framework überführt. Dazu gehört die Analyse und Dokumentation aller bestehenden und neu zu etablierenden Prozesse, Werkzeuge und Standards. Ein besonderer Fokus liegt auf der konsequenten Formulierung von User‑Stories, die klar definieren, welche Erwartungen an den externen Dienstleister zu adressieren sind und welche Informationen dafür nötig sind.

Im nächsten Schritt werden die Anforderungen an das externe DMS präzise definiert und die notwendigen Schnittstellen zu bestehenden Systemen (insbesondere SharePoint) konzipiert. Die Integration von SharePoint erfolgt nicht als reines Ablagesystem, sondern als Informationshub: für jedes Projekt wird eine Landing Page gestaltet, die zentrale Metadaten, aktuelle Statusberichte und Links zum DMS bündelt. Die Berechtigungsstrategie wird neu überarbeitet, sodass externe Dienstleister gezielt Zugriff auf projektbezogene Ordner erhalten, während interne Nutzer weiterhin umfassende Sicht haben.

Um die Benutzerakzeptanz zu sichern, wird die User Experience des DMS an die definierten Prozesse angepasst. Durch intuitive Navigation, kontextbezogene Hilfen und automatisierte Workflows wird das System auch für weniger technikaffine Anwender nachvollziehbar. Parallel dazu wird ein Schulungsprogramm entwickelt, das klassische Präsenztrainings mit on‑Demand‑Videos kombiniert, sodass jede Rolle, vom Projektmanager bis zum Dokumenten‑Controller, die notwendigen Kompetenzen erlangt.

Schließlich wird ein Governance‑Modell etabliert, das die fortlaufende Weiterentwicklung und Steuerung der Plattform übernimmt. Das Modell definiert klare Rollen für die Dienstleistersteuerung, legt fest, wie Änderungen im DMS nachverfolgt und priorisiert werden und integriert ein Monitoring, das die Nutzung, Performance und die Einhaltung der definierten Prozesse misst. So entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungszyklus, der sowohl interne Teams als auch externe Partner einbindet.

Fazit

Durch die strukturierte Einführung des DMS wird das Unternehmen in die Lage versetzt, das vorhandene Wissen aus abgeschlossenen Projekten effektiv zu nutzen. Die definierten, dokumentierten Prozesse und Richtlinien stehen allen Mitarbeitenden im SharePoint transparent zur Verfügung, wodurch Informationssilos aufgelöst und die Selbstwirksamkeit der Organisation gestärkt wird. Klare Rollen‑ und Aufgabenteilungen, unterstützt durch standardisierte Kommunikationsformate und User‑Stories, reduzieren Missverständnisse mit externen Dienstleistern und ermöglichen eine zielgerichtete Zusammenarbeit.

Die optimierte Berechtigungsstrategie sorgt dafür, dass Daten sicher, aber zugleich schnell verfügbar sind. Das ist ein entscheidender Faktor in einer Branche, in der Zeitdruck und regulatorische Vorgaben allgegenwärtig sind. Die verbesserte User Experience reduziert den Schulungsaufwand und erhöht die Akzeptanz, sodass das DMS nicht nur technisch, sondern auch kulturell verankert wird.

Am Ende des Projekts laufen die Prozessabläufe deutlich effizienter: Dokumente werden schneller gefunden, Freigaben automatisiert und Änderungen transparent nachverfolgt. Gleichzeitig sind alle Entscheidungen, Protokolle und technischen Daten konsistent dokumentiert, was Audits, interne Reviews und zukünftige Projektplanungen erheblich erleichtert. Der Kunde profitiert somit von einer stabilen, skalierbaren Plattform, die nicht nur den aktuellen Projektbedarf deckt, sondern langfristig als Fundament für weitere digitale Transformationsschritte dient.

Insgesamt zeigt der Ansatz, dass ein DMS erst dann echten Mehrwert liefert, wenn technische Implementierung und Prozessgestaltung Hand in Hand gehen. Durch gezieltes Changemanagement, klare Governance und die Einbindung von Erfahrungen aus früheren Großprojekten wird das DMS zu einem strategischen Enabler: es schafft Transparenz, erhöht die Effizienz und legt die Basis für nachhaltiges Wachstum im Energiesektor.

In unserem Whitepaper zur IT-Architektur zeigen wir, wie zentrale, strategische Anwendungen wie z.B. DMS in die Gesamtarchitektur eingebettet werden, um nachhaltig positive Wirkung zu entfalten.

Quelle Titelbild: Nana Smirnova / Unsplash